「他社と情報の共有をしたいが、メールだと大きなファイルが送れない」
「ドキュメントの変更履歴持ってドキュメントの履歴管理がしたい」
そんな悩みにお答えするのが「Box, Inc.社」のBoxというツールです。
今回は、Boxの機能と利用方法について説明します。
Boxとは？
Box（ボックス）は、主に企業向けに提供されている、安全性の高いクラウドコンテンツ管理プラットフォーム（クラウドストレージ）です。ファイルの保存、共有、編集、管理をクラウド上で一元化し、社内外のコラボレーションを効率化します。
特にGoogle Workspaceと一緒に使用する事で、高いセキュリティを維持しながら、他社との情報共有が可能となります。
企業として使用する場合には以下の様な費用が掛かりますが、個人で使用する場合で10GB以内であれば、無料で使用することが可能です。
BOXのインストール方法
以下をクリックしてBoxの画面を開きます。
以下の画面が開くのでライセンスを選択します。
ストレージ容量やアップロードするファイルサイズ等によりライセンス費用が異なります。また、企業として外部との接続強化を図りたい場合には「法人向け」を選択する必要がありますが、大きなサイズのファイルを格納したい、大量のファイルを保存しないなどの特別な要件が無い場合には個人向けの「Individual」（無料版）を選択すれば問題ありません。
「サインアップ」ボタンを入力する事で、以下の様な画面が表示されるので、入力して「開始する」ボタンを押して開始して下さい。
なお、他者から招待メールが届いた場合には、必ず招待されたメールアドレスを以下の「会社用のメールアドレス」に入力して下さい。
Boxの利用
Boxを利用する場合には、「ログイン」ボタンを押してください。
Boxへのログイン方法と初期画面の解説
以下の様なログイン画面が表示されたら、登録したメールアドレスとパスワードを入力してログインして下さい。
ログインが完了すると、初期画面が表示されます。
Boxの画面構成
Boxには様々な機能がありますが、まずは下記6箇所をぜひ覚えてください。
- Boxメニュー：利用可能な機能の一覧(権限や設定によって表示内容が異なります)
- マイコレクション：よく使うファイルやフォルダを管理するお気に入り機能
- 検索：キーワードを入力してコンテンツを検索
- フォルダ・ファイル：閲覧権限のあるものが表示
- 詳細：選択したフォルダ・ファイルの詳細情報
- アカウントメニュー：ユーザーのアカウント情報の確認と変更
フォルダの色の違い
Boxにログインすると、色の異なる3種類のフォルダが表示されている場合があります。それぞれ異なる性質を持っています。
- 黄色：誰ともコラボレーションしていないフォルダ(個人フォルダ)。基本的にこの中にあるコンテンツは自分自身しか見ることができません。
- 青色：”自社”Box内に作成されているフォルダかつ他のユーザーと共有しているフォルダ。
- 灰色：”他社”Box内に作成されているフォルダで社外から招待を受けているフォルダ
Box内にコンテンツを作成・保存するための二つの方法
1.「新規＋」ボタンからの作成
画面右上の「新規＋」ボタンをクリックすると、作成可能なコンテンツの一覧が表示されます。ここから、フォルダだけでなく、Office文書やGoogleドキュメントを作成することができます。
ここで作成したコンテンツは、「新規+」ボタンを押した時に開いているフォルダに自動的に格納されます。
2.アップロードによる作成
既存のコンテンツをアップロードする方法もあります。複数ファイルが格納されているフォルダをドラッグ&ドロップでアップロードすることも可能です。
Box上でファイルを閲覧する：プレビュー機能
Boxからコンテンツをダウンロードすることなく内容を確認することができます。またそのファイルを開くためのソフトウェアがPCにインストールされていなくても閲覧可能です。
プレビューがサポートされているファイルについてはこちらを参照ください。
Box上でファイルを編集する：Box Edit
Boxからコンテンツをダウンロードすることなく編集することができます。「開く」ボタンをクリックし、任意のアプリケーションでファイルを開きます。編集後のファイルは自動でBoxへ保存されますので、再アップロードの必要はありません。
💡 編集にはオンラインエディタの他、PCのデスクトップアプリケーションを使うことができます。Box Editの利用にはBox Toolsのインストールが必要です。
バージョン管理
Boxではファイルが編集されるたびにバージョン管理が自動で行われます。過去バージョンの確認・ダウンロード等の操作も可能です。
Editionによって管理できるバージョン数は異なります。詳細はこちらをご参照ください。
Box内の情報を検索する３つの方法
1.キーワード検索と絞り込み
画面上部の検索ボックスにキーワードを入力して検索します。ファイル名・フォルダ名だけでなくファイルの中身まで検索がかかります。
検索結果はフィルターによって絞り込むことができます。ファイルの種類や更新日などで検索範囲を絞り込みます。
検索に関する注意事項はサポート記事もご確認ください。
ツリー構造でのフォルダ検索
フォルダのツリー構造をたどりながら目的のフォルダまで早く辿り着くことができます。
履歴機能
最後にアクセスしたファイル(プレビューしたファイル/変更したファイル/コメントしたファイル/共有リンクから開いたファイル)から数えて1,000個までのファイルが履歴として保存されています。
また、履歴機能から検索する場合、以前アクセスした時から更新されている場合、「更新済み」のフラグが表示されます。
セキュリティの強化設定
セキュリティの強化として以下の変更をお勧めします。
① 共有リンクのデフォルト制限（重要！）
共有リンクを作成した際に「リンクを知っている全員」がアクセスできるようになっています。
- 推奨設定: 「共有リンクにアクセスできるユーザー」を「このフォルダ内またはファイルのユーザーのみ」、または「会社のユーザー」をデフォルトに変更してください。
- これにより、うっかりリンクが漏洩しても、招待していない外部の人が中身を見るリスクを激減させられます。
② 2要素認証（2FA）の有効化（有料版のみ）
現在のアカウント設定の「セキュリティ」タブから、2要素認証を有効にしてください。
- 万が一、パスワードが漏洩しても、スマホでの承認がないとログインできないため、他社データを預かる企業として必須の設定です。
③ コラボレータの制限
ユーザーが、勝手に他の人をそのフォルダに招待できないよう設定します。
- フォルダ設定の「コラボレーション」項目で、**「フォルダの所有者と共同所有者のみがコラボレータを招待できる」**にチェックを入れます。
Google Workspace (Google ドキュメント等) との連携（オプション）
Google Workspaceをお使いであれば、Box内でGoogleドキュメントやスプレッドシートを直接作成・編集できます。
設定方法:
Boxの右上の名前をクリックして表示されるメニューの「統合」設定から「Box for Google Workspace」を有効にします。
メリット: Box内に保存したままGoogleの共同編集機能が使えます。ファイルの実体はBoxにあるため、加美機工様との共有もBoxの権限設定がそのまま適用され、セキュリティが統一されます。
Boxでコンテンツを共有する二つの方法（オプション）
共有リンク
特定のコンテンツを参照するためのURLです。共有リンクを通して行える操作(閲覧のみ、ダウンロード可能など)をカスタマイズできます。Boxアカウントを持っていない相手にも共有でき、広い範囲(社内/社外)にコンテンツを共有したい場合に使う方法です。
ミラーマスター合同会社との情報共有を実施する場合には、この方法を推奨させて頂いております。
コラボレーション
特定のフォルダに対してユーザーを招待して共有することで複数人で閲覧や編集ができるようになります。7種類の権限レベルから与える権限を選択できます。相手はBoxアカウントを持っている必要があり、誰に共有するかを特定して一緒に作業をしたい場合に使う方法です。
💡 ファイルやフォルダの場所を一時的に伝える場合には共有リンクを、中長期的に共同作業するような場合はコラボレーションを使います。
その他の詳しいドキュメント
その他の詳しい操作については、以下のドキュメントを参照して下さい。
入門ガイドとe-learning
Box University ではBoxの基本操作から業務における活用方法など、動画やeラーニングで効率的に学べます。
これも知っておくと役に立つ：目を通しておきたいリソース
- ユーザー向けクイックリファレンス（使い方マニュアル）：Box ウェブ版の主要機能の操作方法を解説しています。
- よく使われているユースケース：さまざまな業務シーンでのBox活用アイディアを紹介しています。
- Box ウェブ版とBox Driveの違い：それぞれのアプリケーションでできることを比べています。
- 利用者向け用語集：機能名や操作など、Boxを利用する上で知っておくべき用語を解説しています。
【コピペ用】外部ユーザー（他社）向け招待メール案内テンプレート
設定が完了したら、このメールをコピーして相手に送るだけ！
セキュリティ設定を反映済みなので、この手順で案内すれば誤操作による漏洩リスクも最小限です。
読者の方が、取引先に送るためのテンプレートです。
件名： 【重要】Box 共有フォルダへの招待と初期設定のお願い
本文： 〇〇様
いつもお世話になっております。[株式会社〇〇]の[担当者名]です。
今後のドキュメント共有およびバージョン管理の効率化のため、クラウドストレージ「Box」を利用したフォルダ共有をさせていただきます。
つきましては、以下の通り共有フォルダの招待をお送りしましたので、お手すきの際にご確認とアカウントの有効化をお願い申し上げます。
1. 招待メールの確認 システム（noreply@box.com）より「[担当者名]が、あなたを次の項目のコラボレーションに招待しました：[共有フォルダー名]」という件名のメールが届きます。 メール内の**「フォルダに移動」**ボタンをクリックしてください。
2. アカウントの作成（Boxを初めてお使いになる場合） ログイン画面が表示されますので、画面右上の「サインアップ」をクリックしてください。
- プラン選択では一番右側の**「個人用（無料）」**を選択してください。
- ご登録は貴社メールアドレスにてお願いいたします（セキュリティ保持のため、Google等の外部サービス連携ではなく、直接のアドレス登録を推奨しております）。
3. 共有フォルダへのアクセス 登録完了後、再度招待メールの「フォルダに移動」をクリックすると、共有フォルダへアクセス可能になります。 今後は、ブラウザ上で直接ファイルの閲覧やアップロードが可能です。
操作方法でご不明な点がございましたら、お気軽にお申し付けください。 引き続き、何卒よろしくお願い申し上げます。
【必須ツール】情報管理ツール
社内情報環境のインフラ
社内情報環境整備のパートナー
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